山西省人民代表大會常務委員會公告
（第二號）
《山西省檔案管理條例》已由山西省第十四屆人民代表大會常務委員會第二次會議于2023年4月1日通過，現予公布，自2023年6月1日起施行。
山西省人民代表大會常務委員會
2023年4月1日
山西省檔案管理條例
（2000年9月27日山西省第九屆人民代表大會常務委員會第十八次會議通過 根據2007年9月26日山西省第十屆人民代表大會常務委員會第三十三次會議《關于修改〈山西省檔案管理條例〉的決定》修正 2023年4月1日山西省第十四屆人民代表大會常務委員會第二次會議修訂）
第一章 總 則
第一條 為了加強檔案管理，根據《中華人民共和國檔案法》等法律、行政法規，結合本省實際，制定本條例。
第二條 本省行政區域內從事檔案收集、整理、保護、利用、公布、信息化建設及其監督管理活動，適用本條例。
第三條 堅持中國共產黨對檔案工作的領導。各級人民政府應當加強檔案工作，將檔案事業納入國民經濟和社會發展規劃，所需經費列入財政預算。
鄉（鎮）人民政府、街道辦事處應當指定人員負責管理本機關的檔案，對所屬單位和村（居）民委員會等的檔案工作進行監督和指導。
村（居）民委員會應當指定人員負責檔案工作。
第四條 各級人民政府以及有關部門應當加強檔案宣傳教育，普及檔案知識，增強全社會檔案意識。
廣播、電視、報刊、互聯網等媒體應當開展檔案公益宣傳，營造全社會關心、支持檔案事業發展的氛圍。
第五條 鼓勵建立檔案服務相關行業組織。
行業組織應當加強行業自律和信用體系建設，制定行業標準，規范開展檔案服務。
第六條 鼓勵社會力量通過捐贈、資助、志愿服務等方式，參與和支持檔案事業發展。
第二章 檔案機構及其職責
第七條 縣級以上檔案主管部門主管本行政區域內的檔案管理工作，依法履行下列職責：
（一）貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針政策；
（二）編制檔案事業發展規劃，制定檔案工作制度，并組織實施；
（三）組織開展檔案理論科學研究、宣傳教育、人員培訓，開展檔案專業技術職務評審相關工作；
（四）組織、指導檔案信息化建設；
（五）對有關重大科學技術研究項目、重點建設項目檔案進行驗收；
（六）對本行政區域內檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織的檔案工作進行監督、檢查和指導，查處檔案違法行為；
（七）法律、法規規定的其他職責。
第八條 機關、團體、企業事業單位和其他組織應當確定檔案機構或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，并對所屬單位的檔案工作實行監督和指導。
第九條 縣級以上人民政府應當加強本行政區域內檔案館建設，安排專項經費用于檔案館檔案的收集和保護。
檔案館履行下列職責：
（一）制定收集檔案范圍和工作方案；
（二）收集管理范圍內對國家和社會具有保存價值的檔案；
（三）整理和保護檔案，并依法向社會開放檔案；
（四）為社會依法利用檔案資源提供服務；
（五）開展檔案信息化建設，確保檔案數字資源安全；
（六）開展檔案宣傳教育，發揮檔案的歷史文化教育和愛國主義教育作用；
（七）法律、法規規定的其他職責。
第三章 檔案的收集和保護
第十條 機關、團體、企業事業單位和其他組織應當按照國家有關規定，編制本單位檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，報送同級檔案主管部門；內設機構或者工作職能發生重大變化的，應當及時修訂檔案分類方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，重新報送同級檔案主管部門。
第十一條 機關、團體、企業事業單位和其他組織應當按照歸檔范圍和檔案保管期限，收集整理應當歸檔的文字、圖表、聲像、實物等材料，并按照國家有關規定定期向檔案館移交，檔案館不得拒絕接收。
第十二條 縣級以上檔案主管部門應當會同有關部門、檔案館，建立健全本行政區域重要會議、重點領域、重大項目以及重大活動、突發事件等重要檔案管理工作機制，制定重要檔案收集整理、移交保管、保護利用等制度。
第十三條 省人民政府有關部門經省檔案主管部門同意，可以制定本系統專業檔案的具體管理制度和辦法。
第十四條 檔案館應當與有關單位建立合作共享機制，收集、整理、保護、利用世界文化遺產、重要文物、非物質文化遺產、歷史文化名城名鎮名村、傳統村落、傳統手藝技能等的檔案。
第十五條 省檔案主管部門應當加強對紅色檔案的保護和利用，明確紅色檔案的范圍。
縣級以上檔案主管部門應當定期組織檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織開展紅色檔案調查工作，組織有關專家開展紅色檔案認定，指導建立紅色檔案專題目錄和數據庫。
檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織按照有關規定，對紅色檔案采取分級分類保護措施，對重要、珍貴的紅色檔案，應當優先開展搶救和修復。
第十六條 檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當建立健全檔案安全工作機制，配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備，完善檔案保護責任和檔案庫房內部控制等制度，加強檔案保密審查和安全風險管理，制定隱患排查和應急處置等安全措施。
對直接接觸檔案的檔案工作人員，應當采取必要的勞動保護措施。
第十七條 檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當建立檔案檢查和處理情況臺賬，定期清點檔案，檢查檔案保管狀況。對受損、易損檔案應當及時修復、復制或者作其他技術處理。
第十八條 任何單位和個人不得擅自改變檔案館館舍的建筑功能和用途。
第四章 檔案的利用和公布
第十九條 縣級以上檔案主管部門統籌協調本行政區域檔案開放工作，對檔案館的檔案開放工作進行監督指導。
檔案館應當建立健全檔案開放工作制度，并按照國家規定，通過其網站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄。
館藏檔案的開放審核，由檔案館會同檔案形成單位或者移交單位共同負責。尚未移交進館檔案的開放審核，由檔案形成單位或者保管單位負責，并在移交進館時將檔案到期開放建議、限制利用意見、密級變更和解除、政府信息公開屬性、向社會提供利用等情況，書面告知檔案館。
第二十條 檔案館應當根據職責權限和館藏檔案實際，會同檔案形成單位或者移交單位依法確定延期向社會開放的檔案目錄，并報同級檔案主管部門審核。
第二十一條 檔案館應當制定檔案利用辦法，明確利用的條件、方式、范圍、程序等，并通過其網站或者其他方式公開。
第二十二條 檔案館應當設置專門的檔案利用場所并配備相應的設施、設備，提供互聯網和移動客戶端查詢利用服務，逐步將檔案查詢利用服務融入省一體化政務服務平臺。
第二十三條 檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織向社會提供利用的檔案，應當逐步實現以復制件代替原件。載有檔案館簽章標識的檔案復制件，具有與檔案原件同等的效力。
第二十四條 檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織按照有關規定可以通過報紙、刊物、圖書、音像制品、電子出版物、電臺、電視臺、互聯網、新媒體平臺等渠道，采取刊印、陳列、展覽、宣讀、播放、網絡傳播等方式向社會公布檔案。
第五章 檔案信息化建設
第二十五條 縣級以上人民政府應當將檔案信息化建設納入本行政區域信息化發展規劃和數字政府建設規劃，加強檔案信息化基礎設施、數字資源、應用系統、標準規范、人才隊伍和安全保障體系建設。
檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。
第二十六條 檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當建立本單位檔案、文秘、信息技術、安全保密等部門工作協同機制，健全檔案信息化管理制度，完善檔案信息化基礎設施和條件。
機關、團體、企業事業單位和其他組織應當推進與辦公自動化系統、業務系統等相互銜接的電子檔案管理系統建設，確保電子檔案來源可靠、程序規范、要素合規，并符合長期有效的保存要求。
第二十七條 納入省一體化政務服務平臺的事項，屬于歸檔范圍的，應當按照電子檔案管理要求及時歸檔、備份、移交，不再以傳統載體形式歸檔和移交，法律、行政法規另有規定的除外。
鼓勵機關、團體、企業事業單位和其他組織按照電子檔案管理要求，對形成的電子文件材料單獨以電子形式歸檔和移交。
第二十八條 檔案館應當加強數字檔案館建設，運用現代信息技術對檔案數字資源進行收集、整理、保存和提供利用。
鼓勵和支持機關、團體、企業事業單位和其他組織開展數字檔案室建設。
檔案館應當按照國家規定，對重要電子檔案進行異質異地備份保管。
第六章 監督檢查
第二十九條 檔案館和機關、團體、國有企業、事業單位應當根據國家有關規定，向同級檔案主管部門或者相關主管部門報送本單位年度檔案工作情況。下級檔案主管部門應當向上級檔案主管部門報送本行政區域年度檔案工作情況。
第三十條 縣級以上檔案主管部門應當對下列檔案進行重點監督檢查：
（一）具有永久保存價值的檔案；
（二）重要會議、重點領域、重大項目以及舉辦重大活動和應對突發事件過程中形成的檔案；
（三）發生機構變動或者撤銷、合并等情形的機關、團體、國有企業、事業單位的檔案；
（四）需要重點監督檢查的其他檔案。
第三十一條 縣級以上檔案主管部門發現檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織存在檔案安全隱患的，應當責令限期整改。
第三十二條 縣級以上檔案主管部門應當向社會公開受理投訴舉報的電話、信箱、電子郵件地址等，接到投訴或者舉報后應當依法及時處理，并將處理結果告知投訴人或者舉報人。
第三十三條 縣級以上檔案主管部門應當與相關部門建立協同工作機制，完善信息共享、案件移送等制度。
第三十四條 縣級以上檔案主管部門應當加強對檔案服務企業的監督管理，定期開展檔案管理制度、技術標準、安全保密措施等檢查，指導其規范開展檔案服務。
第七章 法律責任
第三十五條 違反本條例規定，法律、行政法規已有法律責任規定的，從其規定。
第三十六條 違反本條例規定，擅自改變檔案館館舍的建筑功能和用途的，由縣級以上檔案主管部門責令限期改正；逾期未改正的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分。
第三十七條 違反本條例規定，檔案主管部門和其他有關部門及其工作人員濫用職權、玩忽職守、徇私舞弊的，對直接負責的主管人員和其他直接責任人員，依法給予處分；構成犯罪的，依法追究刑事責任。
第八章 附 則
第三十八條 本條例自2023年6月1日起施行。
